Konferencja online – jak zorganizować krok po kroku?

Konferencje online są doceniane przez uczestników za wygodę, nie wymagają dużych nakładów finansowych i pozwalają dotrzeć do szerszego grona odbiorców niż w przypadku eventów stacjonarnych. Jeśli zastanawiasz się nad tym, jak zorganizować takie wydarzenie, przygotowaliśmy dla Ciebie garść wskazówek, dzięki którym sprostasz temu wyzwaniu.

Przygotuj wstępny plan konferencji online

Choć brzmi to banalnie, to aby konferencja online w ogóle się odbyła, musisz ją zaplanować – i to w najdrobniejszych szczegółach. Im dokładniej to zrobisz teraz, tym mniej rzeczy zaskoczy Cię tuż przed startem wydarzenia. Na tym etapie przygotowywania projektu eventu powinieneś zadać sobie następujące pytania.

• Jaki temat przewodni będzie przyświecać całej konferencji online?
• Jaki cel chcesz osiągnąć?
• Do jakiej grupy uczestników próbujesz dotrzeć?
• Co zyskają Twoi słuchacze, jeśli wezmą udział w evencie?
• Ilu prelegentów chciałbyś zaprosić i czy masz już gotową listę nazwisk?
• Co będzie wyróżniać Twój event na tle konkurencji?
• Kiedy mogłaby się odbyć Twoja konferencja online?

Oblicz budżet wydarzenia i naszkicuj jego scenariusz

Gdy już znasz odpowiedzi na powyższe pytania, możesz przystąpić do tworzenia szczegółowego planu konferencji online. Scenariusz rozpisuj krok po kroku, uwzględniając w nim zarówno kolejność poszczególnych wypowiedzi, jak i czas ich trwania oraz konkretne działania mające na celu zaktywizowanie uczestników.

Scenariusz najlepiej od razu porównywać z budżetem wydarzenia, którym dysponujesz. Dlaczego? W ten sposób upewnisz się, że wszystkie Twoje plany są możliwe do zrealizowania bez obawy o to, że wydasz za dużo. A jeśli okaże się, że potrzebujesz wsparcia finansowego, to właśnie w tym momencie powinieneś poszukać sponsorów swojej konferencji online.

Znajdź studio do organizacji wydarzenia

Nie bez powodu stacjonarne eventy są organizowane w dużych salach konferencyjnych z przestronnymi pomieszczeniami technicznymi. Zarządzanie tak wielkim przedsięwzięciem wymaga wspólnej pracy wielu osób odpowiedzialnych za poszczególne aspekty konferencji online. Choć Twoi widzowie mogą brać w niej udział z domu, Ty potrzebujesz studio, z którego będziesz wszystkim sterować.

Warto też zaprosić do wynajętego studio prelegentów, aby zapewnić im optymalne warunki do prowadzenia prezentacji oraz wsparcie profesjonalnego zespołu obsługującego sprzęt. W takiej sytuacji musisz jednak znaleźć odpowiednio dużą przestrzeń, która wszystko pomieści – zarówno osoby przemawiające, jak i obsługujące event od strony technicznej oraz sam sprzęt.

Decydując się na wynajem profesjonalnego studio, możesz urozmaicić konferencję online, dodając do niej przykuwające uwagę, interaktywne tło. Do wyboru masz dwie technologie jego generowania: wielkoformatowy ekran LED i green screen. Różnice między nimi i wskazówki mogące pomóc przy wyborze właściwego rozwiązania zebraliśmy tutaj.

Źródło: Raport: Konferencje online zdaniem dziennikarzy.

Wybierz platformę do transmisji konferencji online

W zależności od tego, jak wielu uczestników się spodziewasz i jakie aktywności zamierzasz dla nich przygotować, powinieneś wybrać odpowiednią platformę – czyli wirtualne miejsce, w którym będzie się odbywać konferencja online.

Oczywiście możesz postawić na proste narzędzie, w ramach którego uczestnicy będą mogli jedynie wysłuchać wypowiedzi prelegentów i zadać im pytania – jak Zoom czy Google Hangouts. Miej jednak na uwadze to, że wirtualne wydarzenia rządzą się trochę innymi prawami niż te prowadzone na żywo. W wygodnym, znanym środowisku jest pełno rozpraszaczy, które odwracają uwagę uczestników i pogarszają ich koncentrację.

Rola organizatora konferencji online powinna zatem polegać nie tylko na umożliwieniu wysłuchania wypowiedzi ekspertów, lecz także na zaktywizowaniu słuchaczy. Jak to zrobić? Zadbaj o to, aby platforma eventowa miała dodatkowe, interaktywne funkcje, które zachęcą uczestników do aktywnego udziału w wydarzeniu online.

W przypadku platformy eventowej veventy mogą to być:

• wirtualne pokoje rozmowy, w których można przeprowadzać moderowane panele dyskusyjne w kameralnym, kilkuosobowym gronie,
• połączenia wideo face-to-face, które zrekompensują uczestnikom konferencji online brak bezpośredniego kontaktu z ludźmi i umożliwią nawiązywanie biznesowych znajomości, zupełnie tak jak na tradycyjnym evencie,
• chat z możliwością komentowania na bieżąco omawianych kwestii i zadawania pytań, na które prowadzący odpowiedzą po zakończeniu wypowiedzi,
• quizy, gry czy konkursy, które można przeprowadzić i rozstrzygnąć w czasie rzeczywistym.

Przygotuj sprzęt do organizacji konferencji

Jeśli zdecydowałeś się na wynajem profesjonalnej przestrzeni do prowadzenia wydarzenia online, nie musisz się martwić tym punktem. Niezbędny sprzęt najpewniej będzie do Twojej dyspozycji na miejscu – a jeśli nie, to będziesz go mógł wypożyczyć na czas konferencji.

Niektórzy prelegenci nie mogę przyjechać do Twojego stacjonarnego studio i zamierzają uczestniczyć w wydarzeniu online zdalnie? W takiej sytuacji powinni przygotować sprzęt do nagrywania na własną rękę. Więcej wskazówek na ten temat znajdziesz w naszym artykule: Domowe studio filmowe – jak zrobić i jaki sprzęt wybrać?

Jeśli z powodów finansowych zakup sprzętu nie wchodzi w grę, zawsze możesz poprosić prelegentów o to, aby nagrywali na zielonym tle. Taki domowy green screen pozwoli Ci wkleić ich w wirtualne tło konferencji – będzie to wyglądać niemalże tak, jak gdyby stali na scenie na żywo.

Miej na uwadze to, że Twoi prelegenci mogą nie mieć doświadczenia w obsłudze sprzętu konferencyjnego. Wydarzeniom stacjonarnym towarzyszy zwykle sztab techników, którzy zajmują się przygotowaniem mikrofonów i świateł w taki sposób, aby mówcy i uczestnicy nie musieli się tym martwić.

Chcesz mieć pewność, że nie napotkasz na żadne problemy techniczne podczas konferencji online? Pamiętaj o tym, aby:

• zadbać o przeszkolenie wszystkich osób, które będą przemawiać lub prowadzić panele dyskusyjne w czasie eventu,
• zorganizować zespół techniczny, który pomoże w ustawieniu sprzętu i jego obsłudze, a także naprawi ewentualne problemy, jeśli takie wystąpią w czasie wydarzenia,
• przeprowadzić próbę generalną przed właściwym wydarzeniem. Dzięki temu prelegenci oswoją się ze sprzętem i sprawdzą, czy jego obsługa nie przysparza im trudności, a Ty upewnisz się, że wszystkie niezbędne urządzenia działają prawidłowo.

Zaproś prelegentów na konferencję online

Jeśli wszystkie kwestie techniczne i budżetowe są już zapięte na ostatni guzik, możesz zacząć zapraszać prelegentów, których wcześniej wybrałeś. Pamiętaj o tym, że nie wystarczy ich tylko poinformować o tym, że odbywa się wydarzenie online, w którym mogliby wziąć udział. Trzeba ich do tego przekonać poprzez zaprezentowanie tego, co mogą zyskać – może to być rozgłos, nawiązanie biznesowych znajomości, wzmocnienie opinii eksperta w branży albo po prostu wynagrodzenie pieniężne.

Na tym etapie upewnij się koniecznie, jak wygląda doświadczenie prelegentów w przypadku eventów online. Jeśli nie wiedzą, jak przemawiać, gdy przed nimi nie ma żywej widowni, zapewnij im odpowiednie wsparcie, dzięki któremu poczują się pewnie przed kamerą. Jeśli będą zestresowani, uczestnicy od razu to wyczują, a wartość przekazu ulegnie obniżeniu.

Poinformuj uczestników i wypromuj event

Jak zorganizować konferencję online, w której będzie uczestniczyć dużo osób? Aby tak się stało, informacja o Twoim wydarzeniu musi dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców. Innymi słowami – musisz wypromować event wśród potencjalnych zainteresowanych.

Promocję konferencji online możesz przeprowadzić na wiele sposobów, np.:

• używając social mediów – utwórz facebookowe wydarzenie i wrzucaj je na tematyczne grupy lub skorzystaj z płatnej reklamy,
• wykorzystując własną listę mailingową – jeśli dysponujesz spisem adresów e-mail osób, które mogłyby być zainteresowane eventem, prześlij im informację o nowym wydarzeniu,
• prosząc o wsparcie prelegentów – jeśli zaproszą ludzi na swoje wystąpienie w ramach Twojej konferencji online, dowiedzą się o niej osoby śledzące działania zaproszonych mówców. Sympatia do jednego z zaproszonych gości może też skłonić uczestników do udziału w pozostałych atrakcjach, które przygotowałeś.

Zbierz feedback po wideokonferencji

Twoja rola jako organizatora konferencji online nie kończy się wraz z zamknięciem ostatniego panelu dyskusyjnego. Trzeba podsumować event, podliczyć jego budżet i zweryfikować, czy założony wcześniej cel został zrealizowany. Jeśli używałeś profesjonalnej platformy eventowej, możesz skorzystać w tym celu ze statystyk informujących m.in. o liczbie:

• osób, które zarejestrowały się na wydarzenie,
• osób, które faktycznie wzięły w nim udział,
• wiadomości wysłanych przez uczestników,
• plików pobranych przez słuchaczy,
• adresów e-mail, które uczestnicy udostępnili, aby zalogować się do platformy.

To także czas, w którym warto zebrać od uczestników feedback. Dlaczego to tak istotne? Być może w przyszłości będziesz organizować inne wydarzenia online. Jeśli teraz dowiesz się, co możesz poprawić, przyjdzie Ci to łatwiej, a efekt będzie lepszy.

Aby Twoja konferencja online odniosła sukces, powinieneś też zadbać o potrzeby uczestników po jej zakończeniu. Jeśli to możliwe, udostępnij im nagranie wydarzenia albo notatki podsumowujące poruszone kwestie. Dobrym pomysłem jest też możliwość zadawania pytań ekspertom nie tylko podczas paneli dyskusyjnych, ale też przez kilka dni po ich zamknięciu. Takie dyskusje mogą się okazać inspirujące i być może podpowiedzą Ci, czego może dotyczyć Twój kolejny event online.